マンション管理
> マンション管理 弊社では、マンション内での様々な問題について、迅速に小回りを利かせ、
管理組合理事会様及び区分所有者の皆様の代行として、問題の解決に努め、ご提案をこまめに行ない、
皆様が安心してお住いいただけるための親身な管理を行うことを心掛けて業務を行っております。
建物巡回を強化し、
早期の不具合発見に努めています
建物・設備の定期点検に加え、フロント担当がマンション巡回時に不具合箇所がないか確認を行い、早期発見に努めています。
長期修繕計画は適時見直しを行い、
適切な修繕計画をご提案いたします
建物・設備の劣化状態を把握し、長期修繕計画の定期的な見直しを行っています。
管理組合様のご負担を少しでも
軽減するため、延期できる工事や
無駄な工事は行いません。
ダックスは不要な工事提案等は行いません。建物の状態を管理組合様へご説明し、必要と思われる工事のみご提案しております。
安心・満足のいく
マンションライフのために
●フロント業務
弊社は長年新築分譲マンションの販売を行なっており、お客様がどのようなお気持ちで住宅を購入されたのかを肌で感じてまいりました。それゆえ、ご入居者様の立場に立ったご対応を常に心がけております。
ダックスでは、それぞれのマンションにフロント担当を配置しておりますが、担当者だけがそのマンションを理解するのではなく、全員で物件情報の共有に努めており、素早い対応が可能な体制を整えております。
また、よりよい運営のサポートができるよう日々の管理組合運営について理事会様へご提案・助言を行い、必要に応じて社内外のネットワークを駆使し、専門スタッフもご一緒に協議する等、ご不明な点や改善したい点の素早い解決に向けて、会社一丸となって対応いたしております。
●24時間体制のセキュリティで
緊急時も迅速にご対応
「家」は、最も安心できる場所でなければなりません。
しかし、火災は時間を選ばず発生し、不審者からいつ何時狙われるかもしれません。
ダックスの受託管理物件は、24時間体制のセキュリティを採用しております。建物への進入経路や駐車場等には防犯カメラを設置し、日々の生活を見守っています。
また、全入居者様の住戸および共用部分において万が一火災・緊急事態等の異常が発生した場合、管理人もしくは警備会社に通報がなされ、迅速かつ適切な対応をいたします。
①年次事務と月次事務
年次事務手続き
- 通常総会、年度予算の決定。
- 管理運用の報告、決算書、総勘定元帳、
管理費等収支報告。
月次事務手続き
- 管理費の徴収をはじめ、月次収支報告を理事長に提出。
- 理事会開催時に、設備点検業務・清掃業務等の業務報告をいたします。
②会計、出納業務
- 共用部の電気・水道・電話等の公共料金をはじめ、各種工事代金・管理業務委託費から細かな出費の代行。
- 法施行規則第８７条第４項（印鑑および通帳の同時保管の禁止）に基づく管理組合理事長名義の銀行口座通帳の保管。
- 修繕積立金等を組合理事長名義とする等の分別管理に基づく、銀行口座通帳の保管。
- 各預金通帳は管理会社保管、印鑑は管理組合で保管し、金銭事故や未承認の出費を防止します。
- 管理費の未収金を確実・円滑なる徴収を致します。遅延状況は月次報告します。
- 月次の収支報告は毎月管理組合に提出を行い、年次の決算報告は期末から２ヶ月以内に理事会提出。３ヶ月以内（管理建物の規定による）に総会開催等により組合員様に報告を致します。
- 事務処理完了までの手続き・見積書・請求書・通帳確認等、社内チェック機能体制を整えております。
管理組合会計業務に関しましてはシステムを導入し、人的ミスが起こらないよう業務を行っております。
●清掃業務
①日常清掃
マンションの顔である玄関アプローチから風除室、エントランスやエレベーターホール等をはじめ、廊下、階段、外構、塵置場、駐車場など、多くの共用部分の清掃を通して、皆様のマンションライフを美しく快適に保ちます。また、清掃を通してマンションのモラル向上に努めます。
②定期清掃
玄関アプローチ、風除室、エントランスやエレベーターホール等の床面を業務用清掃機械を用いての洗浄を行います。
●メンテナンス・点検業務
①消防設備点検
消防法に基づき、警報設備、非難器具、消火設備、消防活動設備の点検。
点検結果は、報告義務（3年毎）に基づき所轄の消防署に報告します。
②貯水槽点検・清掃
１年に１度、専門業者による貯水槽設備の点検・清掃を行います。
貯水槽の洗浄、消毒、水質検査を実施し水質基準値を保ちます。
点検・清掃結果は報告義務に基づき所轄の保健所に報告いたします。
③エレベーター保守点検
エレベーター専門会社による保守業務を定期的に行ない、建築基準法に基づく年１回の法定検査を実施し、検査結果を特定行政庁に報告いたします。
④設備機器監視業務（機械警備業務）
警備会社によるセキュリティ設備の遠隔監視業務を、24時間365日行っております。
⑤建物点検、設備機器外観点検
建物点検、設備機器外観点検を定期的に実施します。
また、弊社フロント担当が訪問した際は、都度巡回点検を行い、不具合箇所の早期発見に努めています。
マンション管理会社の質や対応力は、フロント担当者によって大きく左右されます。弊社では、毎週フロントミーティングを行い各マンションの懸念事項等を共有し解決にあたっております。
弊社オリジナルの強みとして、その他事業であるマンション・戸建て販売事業のノウハウを活かした住宅ローン借り換え提案や室内の家財保険手続き、室内リフォームのご提案、売買仲介、賃貸管理等さまざまなサービスにてご入居者様の快適なマンションライフのフルサポートをさせていただきます。
安全かつ平穏な管理組合
運営のために
●安全性の高い収納方法
ダックスでは区分所有者の皆様から管理組合様にお支払いいただく、管理費・修繕積立金・専用使用料等を安全で透明にする事を目的として、管理費等は管理組合様名義口座で管理させて頂きます。 通帳は入出金の管理のため弊社で保管させて頂いており、出納等で使用する印鑑は管理組合理事長様に保管して頂いております。
●未収金督促業務
管理費等の未収金については、早い段階での督促が最も効果的であり、
かつ、ご入居者様の為となります。
未収金が発生した場合
フロントスタッフが、当月よりお知らせ文、督促状、電話、訪問等により段階に合わせた督促活動を行います。その活動状況については、担当ひとりに任せてしまうのではなく週一回の「フロント会議」にて交渉経過をチェックしています。また、個別の督促記録を作成・保存し、法的手続きとなった場合の資料としてご提出できる準備も備えております。
万が一の場合は、未収金の回収等も含め、マンション内の様々なトラブル解決へ向け、ダックスの顧問弁護士によるアドバイスを基に管理組合様へのご相談後、ご指示を頂いた上で法的手続きを行います。
（法的手続きにかかる費用は管理組合様ご負担となります）
●報告・事務処理業務
私たちは管理組合の皆様への報告・事務処理業務を迅速に行います。
管理業務の基本は、
『相手の立場に立ち・誠意をもって・素早く動く』
の3点と心得ております。
具体的には、以下の通り社内規定を設けております。
| 具体例 |
|---|
| 理事会、総会などの議事録案 ↓ |
| 対応策 |
| -- |
| 具体例 |
| 機械トラブル等緊急のお知らせ ↓ |
| 対応策 |
| 即日掲示 |
| 具体例 |
| 使用規則等違反に対する注意文 ↓ |
| 対応策 |
| トラブル確認日の翌日ご提出 |
| 具体例 |
| 理事会へのご案内文(出席のご要請) ↓ |
| 対応策 |
| 前日迄にご出席人数の確定 |
| 具体例 |
| 未収金発生時のお知らせ ↓ |
| 対応策 |
| 発生当月より督促開始 |
| 具体例 | 対応策 | |
|---|---|---|
| 理事会、総会などの議事録案 | > | 各管理組合様の規定に基づき、 速やかに作成・提出 |
| 機械トラブル等緊急のお知らせ | > | 原則として即日掲示 |
| 規約・使用細則違反に対する注意文 | > | 原則として即日掲示 |
| 理事会へのご案内文(出席のご要請) | > | 前日迄にご出席人数の確定 |
| 未収金発生時のお知らせ | > | 発生当月より督促開始 |
※土・日曜日・祝日の場合、翌営業日での対応となります。
